Reuniones Eficaces
Exponer en términos medibles y observables frente a hablar de sentimientos y/o actitudes
¿No les resulta extraño y triste que hayamos aceptado que una de las actividades más importantes para el correcto funcionamiento y gestión de cualquier organización (sus reuniones) sean ineficientes, poco productivas e incluso que en muchas ocasiones las consideremos inútiles y tratemos de evitarlas?
No hay nada más triste ni existe mayor despilfarro que una sala llena de personas inteligentes con buenos sueldos esperando la oportunidad para atacar las conclusiones del orador.
Edward de Bono
No podemos seguir asistiendo a las reuniones con el único propósito de que se terminen cuanto antes pues estamos siendo los artífices de su propia ineficiencia y está en manos de todos y cada uno de los asistentes a una reunión diaria de trabajo, de lanzamiento de proyecto, con proveedores o clientes, reunión táctica o estratégica, etc… convertirlas en productivas, ágiles y eficaces, pues, aunque es tarea del líder este propósito no podemos quedarnos en el victimismo, debemos ser responsables ya que está también en nuestras manos (en mano de todos) su optimización.
Un par de secretos que pueden ayudarte si eres tú quien convoca y por lo tanto lidera una reunión, a fin de que puedas lograr mantener el interés en la misma y su productividad y eficacia:
1.- ¿Por qué las reuniones nos resultan aburridas e ineficaces, somos capaces de mantener el interés en una película de dos horas, pero no de una reunión de entre 10 minutos y hora y media?
Hacemos aburridas nuestras reuniones porque carecen de dramatismo o conflicto e ineficaces porque carecen de estructura contextual.
Es natural y productivo que surja el desencuentro, sin embargo, tendemos a evitar el conflicto y lo peor o más grave es cuando además de no abordar el problema directamente en la reunión para llegar al fondo de la cuestión lo comentamos con terceros en los pasillos convirtiéndolo en susurros y generando mayores conflictos, tendiendo al comentario de emociones, sentimientos o actitudes, en lugar de exponerlo en términos medibles y observables. Será tarea del líder mantener el foco de la reunión y reducir la incomodidad, recordando, por simple que parezca, lo positivo de abrir el debate en la reunión y no fuera.
Para ello hay técnicas eficaces como el pensamiento paralelo que nos puede ayudar a evitar conflictos no necesarios o irrelevantes.
El pensamiento paralelo “Seis sombreros para pensar
Edward Bono”
Imaginemos por un momento debatiendo sobre una misma casa que estamos observando, pero… si cada uno la estamos viendo desde un frente distinto (norte, sur, este u oeste) probablemente será mayor el debate ya que veremos realidades diferentes, mientras que, si nos ubicamos todos al norte y debatimos, después al sur y debatimos, y así sucesivamente, será más fácil obtener conclusiones y reducir los conflictos innecesarios.
Por otro lado, y con la sana y buena intención de reducir al mínimo la pérdida de tiempo, se decide muchas veces celebrar grandes reuniones dónde tratar todos los temas y esto supone una falta de estructura contextual y una pérdida de foco, tiempo y mucha ineficacia.
Hay que saber distinguir entre los distintos tipos de reuniones, temas a trabajar en cada una de ellas y asistentes a las mismas. No será lo mismo, ni tendrá la misma duración y frecuencia la reunión de trabajo diaria de unos 5 o 10 minutos cuya finalidad es que todos tengan claro lo que cada uno está haciendo y las prioridades de la organización trasladadas a la acción diaria, que la reunión táctica (probablemente semanal o quincenal), dónde se expone aquello que cada departamento lleva entre las manos, cual es el progreso y se asegura el cumplimiento de los objetivos a corto plazo y de los últimos retos surgidos e inevitables, o que la reunión estratégica, etc.
Y por lo tanto para cada tipo de reunión será muy importante generar la estructura adecuada, es decir, planificar correctamente los puntos a tratar en la reunión, utilizar un lenguaje claro y directo, sin desviarse del tema o abrir cuestiones de otras reuniones, realizar una correcta gestión, es decir, ordenar y asignar tareas y tras las tareas asignadas, asegurarse no sólo de que cada uno conoce la tarea que le ha sido asignada y los objetivos/resultados que se espera de cada una de estas tareas (expectativas), sino también de los medios más adecuados para llevarlos a cabo.
2.- ¿Cuántas veces te has sentido fuera de lugar en una reunión y has considerado que no tenías nada que aportar?
Y es que confundimos la buena comunicación empresarial con invitar a todo el mundo a todas las reuniones para que estén informados de todo lo que ocurre en la empresa y esto es todavía convierte en más aburridas e ineficaces y desmotivadoras las reuniones.
Añadir a quien no es parte del equipo implicado, solo puede desviar el foco de la reunión, desmotivar y entorpecer la unidad y cohesión del equipo.
La única excepción para poder añadir una persona ajena al equipo sería invitar a un facilitador externo, un profesional que comprenda la actividad empresarial o que disponga de las habilidades y técnicas necesarias para mejorar el rendimiento del equipo y la consecución de sus objetivos y por supuesto que goce de la confianza de sus miembros.